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監(jiān)理通知單”的編寫、簽發(fā)，多數(shù)監(jiān)理人都存在問題
2023-04-26
來源：工程監(jiān)理社團(tuán) 唐尚虎
前言
監(jiān)理工程師通知單(簡(jiǎn)稱“監(jiān)理通知單”)是指監(jiān)理工程師在檢查承包單位在施工過程中發(fā)現(xiàn)的問題后，用通知單這一書面形式通知承包單位并要求其進(jìn)行整改，整改后再報(bào)監(jiān)理工程師復(fù)查。
《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中5.4.11條規(guī)定：“對(duì)施工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量缺陷，專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)及時(shí)下達(dá)監(jiān)理通知單，要求承包單位整改，并檢查整改結(jié)果”。
在條文說明中規(guī)定：“在監(jiān)理工作中，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)按委托監(jiān)理合同授予的權(quán)限，對(duì)承包單位所發(fā)出的指令、提出的要求，除另有規(guī)定外，均應(yīng)采用B1表（即《監(jiān)理工程師通知單》)。監(jiān)理工程師現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出的口頭指令及要求，也應(yīng)采用B1表予以確認(rèn)”。
由于監(jiān)理人員的業(yè)務(wù)工作水平、思想認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)上的不同，目前在簽發(fā)監(jiān)理通知單方面往往出現(xiàn)不統(tǒng)一和很多不規(guī)范的地方。
筆者結(jié)合自身的工作實(shí)踐，就編發(fā)監(jiān)理通知單存在問題及如何規(guī)范提出建議。
監(jiān)理通知單的意義與作用
監(jiān)理通知單是監(jiān)理工程師在工程建設(shè)過程中向承包單位簽發(fā)的指令性文件。
目的是督促承包單位按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、合同約定、施工規(guī)范和設(shè)計(jì)文件進(jìn)行工程施工，保證工程建設(shè)中出現(xiàn)的問題(不符合設(shè)計(jì)要求、施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同約定等)能得到及時(shí)糾正。
監(jiān)理通知單具有強(qiáng)制性、針對(duì)性、嚴(yán)肅性的特點(diǎn)。監(jiān)理通知單一旦簽發(fā)，承包單位必須認(rèn)真對(duì)待，在規(guī)定期限內(nèi)按要求進(jìn)行落實(shí)整改，并按時(shí)回復(fù)。
善于運(yùn)用和簽發(fā)監(jiān)理通知單是監(jiān)理有所作為的體現(xiàn)。它能督促承包單位及時(shí)進(jìn)行整改，促進(jìn)工程建設(shè)的有效進(jìn)行，有效地維護(hù)建設(shè)單位的利益。
同時(shí)，簽發(fā)監(jiān)理通知單也是考核監(jiān)理如何行使手中權(quán)利的一個(gè)指標(biāo)，是對(duì)監(jiān)理業(yè)務(wù)能力和管理水平的一種檢驗(yàn)。
編發(fā)監(jiān)理通知單存在的問題
1. 提出的存在問題不詳細(xì)，缺乏具體表述；或?qū)嶋H內(nèi)容有偏差，證據(jù)不足。
有的監(jiān)理通知單中所述的問題空洞、抽象，如“現(xiàn)場(chǎng)鋼筋保護(hù)層厚度不符合要求’，就缺少存在問題的具體鋼筋部位、保護(hù)層厚度的實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)、違反的規(guī)范名稱和具體條款的描述，讓人摸不著頭腦，給人感覺是監(jiān)理未到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)測(cè)實(shí)量，而是憑拍腦袋想出來的問題。
另外，由于監(jiān)理人員業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平等綜合素質(zhì)的差別，將缺乏證據(jù)或有偏差的內(nèi)容也寫進(jìn)監(jiān)理通知單，從而影響到承包單位和建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理的評(píng)價(jià)，進(jìn)而削弱或降低對(duì)監(jiān)理的可信度和權(quán)威。
2. 缺乏時(shí)間觀念，對(duì)監(jiān)理通知單的時(shí)效性缺乏認(rèn)識(shí)和重視。具體表現(xiàn)在監(jiān)理簽發(fā)監(jiān)理通知單的時(shí)間和承包單位簽收通知單的時(shí)間均不具體，多數(shù)只署年月日，沒有詳細(xì)到時(shí)點(diǎn)分，時(shí)效觀念弱。
監(jiān)理通知單的生效是以承包單位在回執(zhí)上簽署姓名和收到的時(shí)間為準(zhǔn)，如簽發(fā)和簽收時(shí)間不具體，直接造成通知單的生效時(shí)間含糊。
如承包單位在上道工序施工中發(fā)生質(zhì)量問題時(shí)監(jiān)理簽發(fā)了通知單，但當(dāng)天承包單位在問題未整改的前提下擅自進(jìn)入下道工序施工，此時(shí)對(duì)方即可辯稱收到監(jiān)理通知單時(shí)已完成了上道工序，開始轉(zhuǎn)入下道工序施工，如要求他現(xiàn)在整改，則需要返工，既影響進(jìn)度，又造成成本增加。
此刻監(jiān)理可謂騎虎難下，左右為難。原因就在于監(jiān)理通知單簽發(fā)時(shí)間不具體。
尤為嚴(yán)重的是，如因?qū)Ψ轿醇皶r(shí)整改，造成重大質(zhì)量或安全事故，追究責(zé)任時(shí)可能因?yàn)楸O(jiān)理簽發(fā)通知單的時(shí)間不具體而影響到責(zé)任界定的劃分。
另外，缺乏時(shí)效性還表現(xiàn)在通知單中要求承包單位整改的時(shí)限不具體，這樣承包單位對(duì)質(zhì)量或安全問題不能及時(shí)進(jìn)行整改，而是無限期拖延，給監(jiān)理工作帶來被動(dòng)。
3. 僅僅要求承包單位采取整改糾正措施，未要求其采取預(yù)防措施．簽發(fā)監(jiān)理通知單不僅僅是針對(duì)本次發(fā)生的問題，更重要的是要求承包單位分析問題產(chǎn)生的原因，并采取相應(yīng)的預(yù)防措施防止類似問題的再次發(fā)生，但此點(diǎn)在實(shí)際操作中往往被忽視。
試想一下，如果不分析本次發(fā)生問題的原因，不采取相應(yīng)的預(yù)防措施，不對(duì)人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)、程等導(dǎo)致問題產(chǎn)生的關(guān)鍵因素予以消除，承包單位的整改只能是治標(biāo)不治本，類似問題還會(huì)在以后一而再、再而三地反復(fù)發(fā)生。
4. 用口頭通知代替簽發(fā)監(jiān)理通知單。有的監(jiān)理人員習(xí)慣于發(fā)現(xiàn)問題后均用口頭通知承包商進(jìn)行整改，不留下書面痕跡。
這樣，一方面不能完整地體現(xiàn)監(jiān)理自身的工作情況，是一種監(jiān)理有所不為的表現(xiàn)：
另一方面如發(fā)生質(zhì)量安全問題，就為責(zé)任界定留下后患。
有的承包單位不恰當(dāng)?shù)匕驯O(jiān)理通知單與上級(jí)管理部門對(duì)其的質(zhì)量安全處罰或考核指標(biāo)掛鉤，使之對(duì)接收監(jiān)理通知特別敏感，這無形中也為監(jiān)理正常簽發(fā)監(jiān)理通知造成壓力。
而監(jiān)理為顧全與承包單位的關(guān)系，采取少發(fā)甚至盡量不發(fā)監(jiān)理通知單，進(jìn)而凡是發(fā)現(xiàn)問題均采用口頭通知的辦法。
5. 不允許承包單位申訴，強(qiáng)令執(zhí)行。監(jiān)理通知單雖有一定的強(qiáng)制性，但根據(jù)FIDIC合同條款規(guī)定，應(yīng)允許承包單位申訴。
承包單位如認(rèn)為監(jiān)理通知單內(nèi)容不合理，應(yīng)在收到監(jiān)理通知單后24小時(shí)內(nèi)以書面形式向監(jiān)理提出報(bào)告，監(jiān)理在收到承包單位書面報(bào)告后24小時(shí)內(nèi)做出修改、撤銷或繼續(xù)執(zhí)行原監(jiān)理通知單的決定，并書面通知對(duì)方。
緊急情況下，監(jiān)理可要求承包單位立即執(zhí)行監(jiān)理通知單，或承包單位雖有異議，但監(jiān)理決定仍繼續(xù)執(zhí)行監(jiān)理通知單，此時(shí)承包單位應(yīng)予以執(zhí)行。
如因監(jiān)理通知單指令錯(cuò)誤發(fā)生追加合同價(jià)款和給承包單位造成的損失由建設(shè)單位承擔(dān)，延誤的工期相應(yīng)順延。
6. 未及時(shí)抄送建設(shè)單位，監(jiān)理通知單回復(fù)后更是不轉(zhuǎn)發(fā)建設(shè)單位。
監(jiān)理往往將監(jiān)理通知單在第一時(shí)間內(nèi)下發(fā)給承包單位，卻遲遲不抄送建設(shè)單位，影響了建設(shè)單位在第一時(shí)間對(duì)施工中出現(xiàn)問題的全面掌控，導(dǎo)致監(jiān)理自身也失去了一次爭(zhēng)取建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理處理相關(guān)問題支持的機(jī)會(huì)。
另外，監(jiān)理通知單回復(fù)如不及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)建設(shè)單位，建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理提出問題的整改落實(shí)情況也就不得而知。
7. 簽發(fā)時(shí)監(jiān)理人員冒名頂替或未做到親筆簽名。主要表現(xiàn)在監(jiān)理員以專業(yè)監(jiān)理工程師的名義、專業(yè)監(jiān)理工程師以總監(jiān)理工程師的名義簽發(fā)監(jiān)理通知單，在總／專業(yè)監(jiān)理工程師簽名欄上出現(xiàn)冒名簽字或者直接打字上去的做法削弱了監(jiān)理通知單的嚴(yán)肅性，也不利于培養(yǎng)和樹立監(jiān)理人員的責(zé)任心。
8. 缺乏能真實(shí)反映問題的工程照。有的項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)未配備數(shù)碼相機(jī)，監(jiān)理人員在日常巡視檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題就不能做到就地拍照取證，并反映到監(jiān)理通知單中，直接降低了反映問題的直觀性和客觀真實(shí)性。
監(jiān)理通知單的撰寫要點(diǎn)和簽發(fā)注意事項(xiàng)
在撰寫監(jiān)理通知單時(shí)，一方面要堅(jiān)持原則，分清責(zé)任，既要提出問題所在，還要提出解決問題的要求和應(yīng)當(dāng)達(dá)到的目標(biāo)；另一方面，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、條理性強(qiáng)、表達(dá)清晰且要符合一定的格式要求。
監(jiān)理通知單的撰寫和簽發(fā)要注意下列要點(diǎn)和事項(xiàng)：
1. 監(jiān)理通知單在用詞上，要區(qū)別對(duì)待。對(duì)要求嚴(yán)格程度不同的用詞，應(yīng)分別采用“必須”、“嚴(yán)禁”、“應(yīng)”、“不應(yīng)”、“不得”或“宜”、“可”、“不宜”等。
2. 存在問題部位的表述應(yīng)具體。如問題出現(xiàn)在主樓三層樓板某梁的具體部位時(shí)應(yīng)注明：“主樓三層樓板⑥軸、（A）～（B）列L5梁”。
3. 用數(shù)據(jù)說話，詳細(xì)敘述問題存在的違規(guī)內(nèi)容。一般應(yīng)包括監(jiān)理實(shí)測(cè)值、設(shè)計(jì)值、允許偏差值、違反規(guī)范種類及條款等，如：“梁鋼筋保護(hù)層厚度局部實(shí)測(cè)值為18mm，設(shè)計(jì)值為25mm，已超出允許偏差±5mm，違反《混凝土結(jié)構(gòu)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》(GB50204—2002)5．5．2條款規(guī)定”。對(duì)吃不準(zhǔn)的問題，監(jiān)理應(yīng)在內(nèi)部切磋商量，查找相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范后予以判斷。
4. 要求承包單位整改時(shí)限應(yīng)敘述具體，如：“在48小時(shí)內(nèi)”。
5. 要求承包單位在監(jiān)理通知單回復(fù)時(shí)，針對(duì)提出問題深刻分析問題產(chǎn)生的原因，并闡述整改采取的措施、整改經(jīng)過和整改結(jié)果等。
6. 要求承包單位采取預(yù)防措施，防止類似問題的再次發(fā)生。
7. 注明承包單位申訴的形式和時(shí)限，如“對(duì)本監(jiān)理通知單內(nèi)容有異議，請(qǐng)?jiān)?4小時(shí)內(nèi)向監(jiān)理提出書面報(bào)告”。
8. 總／專業(yè)監(jiān)理工程師簽名欄應(yīng)親筆手簽，堅(jiān)持“誰簽發(fā)、誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則。
9. 簽發(fā)和簽收時(shí)間應(yīng)具體，宜詳細(xì)到分鐘，如：“2005年3月10日上午9：30監(jiān)理簽發(fā)，上午9：35承包單位負(fù)責(zé)人簽收”
10. 反映的問題如果能用照片予以記錄，應(yīng)附上照片。
11. 監(jiān)理通知單應(yīng)及時(shí)抄送建設(shè)單位。
例外建議
1. 在事前控制階段，為預(yù)防施工中可能遇到的問題，監(jiān)理為事先提醒承包單位，此時(shí)建議使用《監(jiān)理工作聯(lián)系單》。
這樣既可以提醒對(duì)方在施工中引起足夠的注意和重視，并采取相應(yīng)的預(yù)防措施，避免問題的發(fā)生，也可減少監(jiān)理通知單數(shù)量，且監(jiān)理工作聯(lián)系單一般不需回復(fù)，而監(jiān)理通知單必須一一回復(fù)。
但是，如果施工過程中承包單位違反了監(jiān)理工作聯(lián)系單中的內(nèi)容，則應(yīng)立即簽發(fā)監(jiān)理通知單予以指出。
2. 對(duì)監(jiān)理在日常巡視檢查過程中發(fā)現(xiàn)的一些未違反規(guī)范強(qiáng)制性條文的偶然性問題，并且承包單位可以配合立即進(jìn)行整改的，此時(shí)監(jiān)理也可不發(fā)監(jiān)理通知單，而采取使用《施工整改記錄單》的形式。
此記錄單與施工通知單形式類似，不同之點(diǎn)是記錄單一般由現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員使用，使用時(shí)監(jiān)理將提出的問題列成表格，要求承包單位對(duì)列出的問題一一予以認(rèn)可，監(jiān)理對(duì)整改情況進(jìn)行記錄，最后的復(fù)查情況需承包單位在記錄單上確認(rèn)。
即一張記錄單，完整記錄了問題的提出、整改、復(fù)查的全過程，即解決了問題，又省去了承包單位書面回復(fù)等眾多環(huán)節(jié)，提高了解決問題的效率。
如果記錄單上的問題反復(fù)發(fā)生，為引起承包單位足夠重視，監(jiān)理應(yīng)立即簽發(fā)監(jiān)理通知單。
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