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技術(shù)論文
總監(jiān)理工程師如何開好監(jiān)理例會？
2023-03-13
工地例會對監(jiān)理單位管理工程起著十分重要的作用。通常工地例會由項目總監(jiān)理工程師或總監(jiān)代表主持。
例會開得好壞實(shí)際上也從一個側(cè)面反映了監(jiān)理公司與項目總監(jiān)的水平。
有的工地例會開得簡要，主題明確，很有實(shí)效；
有的工地例會開得拖沓、冗長，泛泛而談，結(jié)果問題尚未解決，沒有實(shí)效。
作為項目總監(jiān)，如何主持開好工地例會，如何充分發(fā)揮工地例會的作用，這是我們監(jiān)理工作中的一個值得探討的課題。
一般來說，參與工程建設(shè)的各方，如建設(shè)單位、施工單位等都比較重視工地例會，有的單位的領(lǐng)導(dǎo)也會出席會議。
工地例會的重點(diǎn)是要檢查工程施工過程中的進(jìn)度、質(zhì)量、安全文明、計量與支付等方面的情況，分析存在的問題，并針對這些問題提出改進(jìn)措施，各方均應(yīng)對會議所達(dá)成的決議遵照執(zhí)行。
工地例會開好了，能較好地推動工程向良性方向發(fā)展。
因此，作為會議的組織者、主持人——項目總監(jiān)就更應(yīng)高度重視工地例會。
實(shí)際上，主持召開工地例會與干好其他工作一樣，只有在思想上重視了，才能達(dá)到預(yù)期的良好效果。
為了開好工地例會，光有思想上的重視還不夠，還有必要在會議之前作好充分準(zhǔn)備。
古人云：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”講的就是要“不打無準(zhǔn)備之仗。”
項目總監(jiān)在會議召開之前，至少應(yīng)提前半天，專門安排一段時間來思考關(guān)于工程上的問題，準(zhǔn)備會議內(nèi)容。盡可能地考慮周全，既要對一周以來（或一段時間以來）的工作人一個簡要小結(jié)，又要對未來的工作作適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)籌安排，具備一定的前瞻性。
要“想業(yè)主／施工單位之所想，急業(yè)主／施工單位之所急”，并保持監(jiān)理工作的獨(dú)立性。這樣才能獲得業(yè)主和施工單位的尊重和佩服。
作好會議準(zhǔn)備工作，需要平時工作的積累。一周以來，工程上出現(xiàn)了哪些進(jìn)度、質(zhì)量、安全方面的問題，項目總監(jiān)可用專門的會議準(zhǔn)備記錄本記錄下來，平時思考工程上有哪些急需解決的問題，想到了哪些好主意，均可隨時記錄下來。
項目總監(jiān)還可通過召開監(jiān)理部內(nèi)部會議，與專業(yè)監(jiān)理工程師交談等方式了解工程情況，匯總工地例會上要解決的問題。
此外，項目總監(jiān)還應(yīng)多下現(xiàn)場，了解工地進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面的第一手下素材；平常還應(yīng)與建設(shè)單位、施工單位的現(xiàn)場主要管理人員多溝通，交談，了解他們的想法，為工地例會的成功召開作好充分的準(zhǔn)備。
召開工地例會，是一項較為嚴(yán)肅的監(jiān)理工作，不能太隨便。在工程開工之初，就有必要為會議制定一些“規(guī)矩”以提高會議效率。
有的會議開始了，但參與會議的人員卻姍姍來遲；
也有的會議參與的人員很多，卻沒有一個中心發(fā)言，大家你一句我一句，臺上開大會，臺下開小會（即臺上有人發(fā)言，臺下卻有人交頭接耳，竊竊私語）；
還有的會議，大家語言不統(tǒng)一，存在溝通困難的情況，
有人講方言或帶濃重方言的普通話，而另一些人卻聽不懂，不知所云。
這種工地例會都存在一些不正常的現(xiàn)象，效率很低。
要克服這些弊端，提高效率，開工之初就向與會各方約法三章：
第一，參加會議的人員應(yīng)相對固定，各方均應(yīng)提交一份參會人員名單給監(jiān)理單位，各單位都要有一名能基本作主的人員參加。凡由監(jiān)理單位主持召開的會議一律不許遲到，違者無論何人每人一次罰款100元，并且遲到了20分鐘以上者不許進(jìn)入會場。
第二，良好的溝通對各方都有利,為照顧來自不同地方的與會人員,例會上不允許講方言。
第三，例會上各方均應(yīng)有一位普通話較為標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)場主要技術(shù)或管理負(fù)責(zé)人作中心發(fā)言，其他人僅作補(bǔ)充發(fā)言。嚴(yán)禁在例會上開小會，不許交頭接耳，竊竊私語。例會中還要求與會人員的手機(jī)應(yīng)調(diào)到震動檔，打電話不能影響開會。
例會按這種規(guī)定執(zhí)行下來，效果很好。這樣做不但可以節(jié)約大家的時間，簡要明了，還突出實(shí)效，而且在工程一開始，就給了業(yè)主一個好印象，建立起了一種信任感，同時也給了施工單位及其他各方一定的壓力：“監(jiān)理公司工作是認(rèn)真的，大家也必須認(rèn)真對待。”
《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》明確要求，工地例會由總監(jiān)理工程師主持。
作為項目總監(jiān)（或總監(jiān)代表）應(yīng)行使好《規(guī)范》中所賦予的職權(quán)，掌握主動性，控制好會議的方向與節(jié)奏，不要出現(xiàn)跑題和偏題的的情況。
對于一時難以達(dá)成一致的問題屯不要糾纏不休，總監(jiān)可要求召開專題會議或待條件成熟時再加以解決，對于建設(shè)單位或施工單位個別人“一言堂”或“長篇大論”，總監(jiān)也可適時加以提醒或制止，以免會議冗長、低效。
在會議的時間和內(nèi)容安排上，總監(jiān)也要掌握好，盡量讓監(jiān)理單位占據(jù)主動。例會的時間長短以一至二小時為宜。太短，不能充分闡明觀點(diǎn)和解決問題，還給與會人員感到疲勞，不能集中精力效率不高。
總監(jiān)作為會議主持人，要第一個發(fā)言，講好“開場白”。
發(fā)言的內(nèi)容可簡要回顧自上次例會以來各項工作的開展情況，上次例會決議的落實(shí)情況，就目前工地存在的問題，提出應(yīng)采取的主要措施等；
發(fā)言的方式可簡要地點(diǎn)出要點(diǎn)，也可適當(dāng)?shù)卣归_，既小結(jié)概括又拋磚引玉地提出主要議題。
之后，可以安排施工單位發(fā)言，主要講施工進(jìn)度的落實(shí)、安排、質(zhì)量、安全文明施工方面的具體措施以及提出需要協(xié)調(diào)解決的問題等；
然后總監(jiān)可安排專業(yè)監(jiān)理工程師、總監(jiān)代表發(fā)言，就施工單位的發(fā)言提出意見，指出工程中的主要問題，展開總監(jiān)提出的議題等。
之后由建設(shè)單位發(fā)言，重要答復(fù)應(yīng)由建設(shè)單位解決的問題，并對工程提出進(jìn)一步的要求。在此之中也可以相互之間進(jìn)行一些討論,達(dá)成一些共識。
最后，總監(jiān)作總結(jié)發(fā)言，形成本次會議的決議。在形成決議的過程中，總監(jiān)應(yīng)落實(shí)各項內(nèi)容的完成時間。會議自始至終，監(jiān)理單位都應(yīng)占據(jù)主動，發(fā)言的時間也應(yīng)最長。
監(jiān)理單位發(fā)言要力求公正合理?？偙O(jiān)應(yīng)本著尊重事實(shí)、獨(dú)立、客觀的原則來闡明自己的觀點(diǎn)，既要多從建設(shè)單位的觀點(diǎn)來考慮問題，又要維護(hù)施工單位的正當(dāng)?shù)暮戏?quán)益。既不要趨炎附勢對待甲方，也不要以權(quán)壓人對待乙方，始終保持公正、獨(dú)立的態(tài)度。這樣才能更好地贏得各方的尊重。
由于參加工地例會的單位較多，牽涉的會議內(nèi)容也較廣較深，一次例會不可能解決所有的問題更何況有些復(fù)雜工程的深層次問題也不是與會人員所能解決的。
因此，總監(jiān)在主持工地例會時要有的放矢，不可能面面俱到，而要善于抓住主要矛盾，突出重點(diǎn)，“抓大放小”。
對于涉及到工程質(zhì)量、安全的較大問題，應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真地提出來，嚴(yán)格要求施工單位認(rèn)真整改。
對于工地上存在的細(xì)小瑣碎甚至雞毛蒜皮般的事情，就沒必要放到工地例會上來說，這些事情應(yīng)交待專業(yè)監(jiān)理工程師平時多加觀察，隨時加以解決。
對于施工單位或建設(shè)單位提出的一些小問題，總監(jiān)也善意地要求會后由專業(yè)監(jiān)理工程師協(xié)調(diào)解決，沒必要就此深入探討。
另外，總監(jiān)參加工地例會的語氣和態(tài)度要輕松、自信、謙虛、要“胸有成竹”、“舉重若輕”，不時還根據(jù)會場情況幽默一回，使會議的氣氛既嚴(yán)肅、又和諧、輕松。在這種氣氛中與會各方也容易達(dá)成一致。
會議的最終目的是為了解決問題，總監(jiān)在主持會議時應(yīng)牢記此點(diǎn)。要著意引導(dǎo)與會各方坦誠相見，平等相待，互相諒解，集思廣益，力求找到建設(shè)單位和施工單位雙方利益的“平衡點(diǎn)”，促成各方友好協(xié)調(diào)，最終達(dá)成共識。
會議紀(jì)要應(yīng)全面并及時發(fā)出，在例會召開前，總監(jiān)應(yīng)指定監(jiān)理部有專人參加會議并負(fù)責(zé)會議記錄，要求其記錄認(rèn)真、全面、翔實(shí)。
總監(jiān)一邊主持會議，一邊自己也要做好記錄。這樣既要求自己在開會時能集中精力,認(rèn)真傾聽別人發(fā)言，又能為審核會議紀(jì)要提供資料依據(jù)。
按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的要求，工地例會會議紀(jì)要由項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草編寫，并經(jīng)與會各方代表會簽。這項內(nèi)容應(yīng)引起項目總監(jiān)的重視，因為各方達(dá)成一致的會議紀(jì)要可視為協(xié)議的一部分，各方都要遵照執(zhí)行。做好了這項工作可減少日后的扯皮。
會議結(jié)束后，總監(jiān)要安排專人編寫會議紀(jì)要，自己要認(rèn)真審核。
會議紀(jì)要的編寫應(yīng)注意內(nèi)容全面，各方在會上的發(fā)言，提出的問題以及解決辦法都應(yīng)盡可能地概括進(jìn)去。
會議紀(jì)要整理出來后要及時提交與各方代表會簽，經(jīng)總監(jiān)簽字并加蓋項目公章后盡早發(fā)出。一般從開會日期起算至發(fā)出會議紀(jì)要不要超過三天，以形成監(jiān)理辦事不拖沓、效率較高的良好形象。例會紀(jì)要也最好形成統(tǒng)一的格式，這點(diǎn)可根據(jù)各公司的具體規(guī)定而定。
例會開完，會談紀(jì)要發(fā)出后，總監(jiān)理工程師應(yīng)重點(diǎn)抓會議決議的落實(shí)情況，要督促有關(guān)各方按照會議決議執(zhí)行。
總監(jiān)也可對上次次例會達(dá)成的決議進(jìn)行逐一檢查，若未完成，可查找原因，并在下一次例會上繼續(xù)跟蹤檢查，直到完成為止。
根據(jù)筆者的經(jīng)驗，一般各單位都對監(jiān)理跟蹤檢查例會決議的落實(shí)情況比較緊張和重視。
比如，某項工作未落實(shí)完成，也說明了責(zé)任單位和責(zé)任人工作不力，他們也擔(dān)心此事被其上級知曉而怪罪下來。
因此，這種持續(xù)檢查的方法會給有關(guān)單位形成壓力，實(shí)際上這樣也會加快解決問題的步伐。只要監(jiān)理單位認(rèn)真地履行職責(zé)，努力地工作了，建設(shè)單位就會歡迎，施工單位也會理解，只有這樣，才能真正把工作搞好。
總之，踏實(shí)工作，掌握現(xiàn)場第一手情況，心中有數(shù)；
做好溝通，充分理解業(yè)主意圖，讓甲方信任；
對工程質(zhì)量、安全點(diǎn)評翔實(shí)具體，讓施工方信服；
總監(jiān)思路清楚，善于表達(dá)，能夠駕馭工程全局，會議就會達(dá)到預(yù)期效果。
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