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檔案價值的發(fā)揮，很大程度上有賴于原始記錄的質(zhì)量。工程項目檔案的形成，貫穿于工程建設(shè)的全過程，工程監(jiān)理檔案是其中重要的組成部分。檔案資料的管理，應(yīng)結(jié)合實際工作，采取主動管理措施，從工程開工前期的準備，工程建設(shè)過程中相關(guān)文件資料的形成、審查、收集、整理、保管，到工程竣工后的整理立卷，保證在工作各個環(huán)節(jié)形成的文件資料達到完整、準確、有效、系統(tǒng)的標準，才能為后續(xù)的檔案利用提供支撐條件。

工程監(jiān)理檔案是工程監(jiān)理單位開展監(jiān)理工作的真實記錄，是監(jiān)理人員對工程進行質(zhì)量、安全、進度及投資管控的履職證據(jù)，是工程監(jiān)理咨詢服務(wù)的產(chǎn)品。一套完整、真實、系統(tǒng)的工程監(jiān)理檔案，可以完整呈現(xiàn)工程建設(shè)監(jiān)理咨詢工作的全過程，是工程項目檔案不可缺少的重要組成部分。

在檔案的憑證價值方面，它是界定監(jiān)理單位履職責任的依據(jù)；在檔案的參考價值方面，所謂“讓過去告訴現(xiàn)在，讓歷史告訴未來”，它反映工程建設(shè)監(jiān)理過程中存在的問題，為后續(xù)的工程建設(shè)提供借鑒和參考。

項目文件，是在項目建設(shè)全過程中形成的文字、圖表、音像及實物等形式的文件材料。

監(jiān)理文件，指工程監(jiān)理單位在履行建設(shè)工程監(jiān)理合同過程中形成或獲取的，以一定形式記錄、保存的文件資料。監(jiān)理文件是項目文件的重要組成部分。

項目檔案，指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。

“原始記錄性”是檔案的本質(zhì)屬性，是檔案區(qū)別于其他事物尤其是相鄰事物的獨一無二的本質(zhì)所在，從根本上決定著管理方法的基本取向。對檔案的管理無論怎樣簡便、有效，均不能以傷害檔案的本質(zhì)特性為代價，只能以充分實現(xiàn)其對以往歷史事實的原始記錄價值為軸心。

3.1  常見問題

在工程監(jiān)理實踐中，監(jiān)理文件資料往往存在文件資料形成不及時，文件資料內(nèi)容不準確及文件資料不完整等現(xiàn)象。

3.2  原因分析

3.2.1文件資料管理職責不清晰

監(jiān)理文件資料管理的職責界定不清晰，認為資料管理僅僅是資料管理員的工作。殊不知，最初始的工程數(shù)據(jù)收集及文件內(nèi)容編制、審核，都需要監(jiān)理專業(yè)技術(shù)人員完成，而資料管理人員的工作范圍，主要是資料的收集匯總、傳遞、整理、分類、保存。

工程監(jiān)理涉及的專業(yè)種類繁多，每類專業(yè)都是一個獨立的學科，不同專業(yè)之間“隔行如隔山”，資料管理員不可能做到全面通曉。因此，把資料管理工作全部歸于資料管理員是不合理的。

3.2.2監(jiān)理人員對文件資料認知不到位

工程管理普遍存在“重現(xiàn)場、輕資料”的情況，工程實體作為項目建設(shè)的“硬件成果”主要反映了工程的觀感質(zhì)量，而工程資料則是對工程內(nèi)在質(zhì)量的印證與檢驗。工程實體與工程資料是相互印證、互為依據(jù)的關(guān)系。在實際施工中，往往到了竣工階段才對資料有所重視，使得監(jiān)理檔案資料管理的“三納入、四同步”的要求得不到貫徹落實。

3.2.3工程監(jiān)理人員履職不到位

工程監(jiān)理過程中，每一項工作的完成都對應(yīng)著文件資料的生成。監(jiān)理文件既是監(jiān)理履職的記錄，也是監(jiān)理工作的成果。當監(jiān)理專業(yè)技術(shù)人員未完成該做的工作，必然造成監(jiān)理資料的缺失；如果已做的工作未達到國家、行業(yè)、地方規(guī)定的標準，對應(yīng)形成的監(jiān)理資料也必然不完整、不規(guī)范。

3.2.4  對監(jiān)理文件的歸檔要求不了解

部分監(jiān)理單位不了解工程檔案管理工作的“五歸”要求，即“歸什么”“由誰歸”“歸給誰”“如何歸”“何時歸”?，F(xiàn)實工作中，監(jiān)理在向建設(shè)單位歸檔移交后，移交給本單位的資料缺項較多，部分監(jiān)理單位甚至從未留存相關(guān)監(jiān)理檔案。

3.2.5  現(xiàn)行規(guī)范對監(jiān)理文件的要求較高

現(xiàn)行規(guī)范條款中對文件的形成要求較高，監(jiān)理人員的工作量也隨之提高。

3.2.6  一線監(jiān)理人員處理資料工作的時間不足

隨著國家推動高質(zhì)量發(fā)展的要求，對工程品質(zhì)的要求也不斷提高，部分建設(shè)單位追求經(jīng)濟效益，將工程工期一再壓縮，在這“既要好又要快”的工作標準之下，監(jiān)理人員的現(xiàn)場工作量也在不斷提高，處理文件資料的時間受到擠壓。

建設(shè)單位的項目管理人員大多為臨時抽調(diào)組成，工程管理方面的專業(yè)性不足，在現(xiàn)實工作中存在將部分工作移交給監(jiān)理人員的情況，使監(jiān)理人員增加了工作量和工作時間，沒有足夠的精力去處理文件資料的相關(guān)工作。

筆者作為監(jiān)理單位的檔案資料管理人員，在實際工作中采取主動管理措施，以監(jiān)理檔案的完整性、準確性、有效性、系統(tǒng)性為目標導向，將監(jiān)理工作各階段形成的資料對應(yīng)監(jiān)理工作行為，以監(jiān)理資料的規(guī)范引導、促進監(jiān)理履職行為的規(guī)范，從而提高監(jiān)理資料的質(zhì)量。

監(jiān)理資料的形成質(zhì)量，涉及到工程項目實施的方方面面，不僅僅是資料管理人員單方面努力能夠改善的，這需要具備統(tǒng)一的檔案資料工作標準，各級監(jiān)理人員明確的資料管理職責分工，按照國家、行業(yè)、地方的工作標準，規(guī)范履職行為，對應(yīng)形成真實、準確、完整的監(jiān)理工作記錄，才能從本質(zhì)上提高監(jiān)理檔案資料的質(zhì)量。

依據(jù)PDCA思想，制定監(jiān)理資料標準化工作模板，開展工作交底，在工作中落實執(zhí)行，通過檢查督導發(fā)現(xiàn)執(zhí)行中存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗，制定改進措施。

4.1制定可操作性強的標準化工作模板

制定監(jiān)理文件資料標準化工作模板，明確各工作階段、環(huán)節(jié)文件資料的形成要求，對應(yīng)固化履職行為。工作模板以表格形式呈現(xiàn)。監(jiān)理文件資料標準化工作模板的縱向架構(gòu)設(shè)置了三個層級的文件分類，對應(yīng)工作分類。第一層級按照工作階段和工作職能分為監(jiān)理工程基礎(chǔ)文件、監(jiān)理管理文件、質(zhì)量控制文件、進度控制文件、安全生產(chǎn)文件、造價控制文件、竣工驗收文件及工程結(jié)束期文件8大類。第二層級，按工作性質(zhì)，劃分出更細致的子類。第三層級，根據(jù)文件子類，列出文件清單，對應(yīng)的工作清單。通過縱向架構(gòu)的設(shè)置，明確工作的分類，理清工作內(nèi)容，使之更加系統(tǒng)化，確保工作不漏項，保證文件形成的完整性、系統(tǒng)性（如圖1所示）。

圖1  監(jiān)理文件資料標準化工作模板

監(jiān)理資料標準化工作模板的橫向架構(gòu)（如圖2所示）列出文件使用的典型表式（對應(yīng)工作記錄的內(nèi)容）、文件形成的時限要求（對應(yīng)工作完成的時限）、文件形成和收集的要求（對應(yīng)工作程序）、工作依據(jù)（即國家、地方規(guī)范標準）。

圖2  監(jiān)理資料標準化工作模板的橫向架構(gòu)

通過設(shè)置標準化工作模板，以文件資料清單作為工作索引，以資料管理的規(guī)范引導監(jiān)理工作履職行為的規(guī)范，促進監(jiān)理檔案資料的質(zhì)量提升。

工程資料管理人員可以通過此模板，明確工作標準，掌握工程建設(shè)過程中應(yīng)收集的文件清單，明確文件的分類、知曉文件資料的質(zhì)量要求，從而提升監(jiān)理檔案資料的質(zhì)量。

4.2明確檔案資料管理的職責

依據(jù)中國建設(shè)監(jiān)理協(xié)會發(fā)布的《工程監(jiān)理資料管理標準》（中建監(jiān)協(xié)［2020］15號），工程監(jiān)理項目部中，總監(jiān)理工程師、監(jiān)理工程師、監(jiān)理員及資料管理員，都有監(jiān)理檔案資料管理的職責。

總監(jiān)理工程師為監(jiān)理資料管理的第一責任人，全面負責監(jiān)理資料的管理工作。明確項目監(jiān)理機構(gòu)各崗位人員的監(jiān)理資料管理職責，確定專職或兼職監(jiān)理資料管理人員。檢查各崗位監(jiān)理人員監(jiān)理資料管理情況，定期審閱、簽認監(jiān)理日志。

專業(yè)監(jiān)理工程師的資料管理職責：負責本專業(yè)監(jiān)理資料的編制、收集、整理，并及時向監(jiān)理資料管理人員移交。

資料管理人員的資料管理職責：及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案，在項目結(jié)束后向有關(guān)單位、部門移交需要存檔的監(jiān)理文件資料。

由此可見，監(jiān)理資料的編制、收集、整理主要是由專業(yè)技術(shù)人員完成，決定著檔案資料的原始記錄質(zhì)量。資料管理人員的工作主要是對資料的整理、匯總和分類、保管。

通過明確職責，建立檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)，使相關(guān)人員做到分工明確、各司其職。

4.3明確監(jiān)理檔案歸檔的要求

在工程開工前，應(yīng)明確檔案資料管理的重要目標之一就是歸檔要求，一般可概括為“五歸”，具體包括要給哪些單位歸檔，每個單位歸檔內(nèi)容是什么、歸檔份數(shù)的要求、文件資料的質(zhì)量要求、立卷整理的要求、歸檔期限要求等。

對一個建設(shè)工程而言，歸檔有兩方面含義：一是建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機構(gòu)移交；二是勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。

工程檔案的編制不得少于兩套，一套應(yīng)由建設(shè)單位保管，一套（原件）應(yīng)移交當?shù)爻墙n案管理機構(gòu)保存。列入城建檔案管理機構(gòu)接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，必須向城建檔案管理機構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

以建筑工程為例，GB/T 50328—2019《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》中的“附錄A 建筑工程文件歸檔范圍”，對建設(shè)單位、監(jiān)理單位城建檔案館應(yīng)歸檔的文件都做出了詳細規(guī)定。

工程開工前，應(yīng)明確歸檔要求，以此作為檔案資料管理的目標和工作標準，做好相應(yīng)工作規(guī)劃，制定詳細、可行的實施方案，將后續(xù)工作的執(zhí)行做到目標清晰、標準明確，對歸檔資料的質(zhì)量是有力的保障。

4.4  做好工作交底

正式開展資料管理工作前，總監(jiān)理工程師與資料管理員應(yīng)對工程監(jiān)理部開展工作交底，交底內(nèi)容包括但不限于：工程資料管理職責劃分、文件資料典型用表、編號規(guī)則、文件的質(zhì)量要求、文件形成的時限性要求、文件審批過程中的傳遞規(guī)則、文件內(nèi)容的審查制度及歸檔要求等。確保統(tǒng)一資料管理的工作標準，規(guī)范工作程序，建立信息傳遞的渠道。

4.5督導檢查

對于上述措施的執(zhí)行情況，監(jiān)理單位的相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)開展督導檢查，發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中的問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓。檢查組成員應(yīng)包含工程技術(shù)管理人員與資料管理人員。督導檢查方式以資料檢查為主，通過資料反映出人員履職情況、文件資料管理情況。針對檢查出的問題，制定改進措施，從而提升監(jiān)理資料的質(zhì)量。

在工作實踐中，上述措施在實施后得到了工程監(jiān)理人員的一致肯定，尤其是新進入監(jiān)理行業(yè)的人員，能夠通過標準化工作模板，快速了解在工程各個階段需要做的監(jiān)理工作，以及對應(yīng)監(jiān)理資料的形成要求；同時，借由本項措施的實施，也能夠?qū)n案意識灌輸給工程監(jiān)理人員，在一定程度上改善了監(jiān)理文件資料存在的問題，由此達到提高檔案質(zhì)量的預期目的。

筆者所在單位承接的泰安市“卓越·財富廣場項目”，工程初期資料管理較差，遺漏項較多，在執(zhí)行上述措施后，各項監(jiān)理資料、施工報審資料收集整理逐步與工程同步，項目內(nèi)業(yè)資料逐步完善。依據(jù)《山東省示范監(jiān)理項目部評分標準》，項目部得分從最初不及格提高到九十多分，且因現(xiàn)場管理有序、資料完善，該項目獲得了“2019年度山東省優(yōu)質(zhì)結(jié)構(gòu)工程”“山東省安全文明示范工地”等榮譽，在新泰市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局組織的歷次檢查中成績均名列前茅，在2020年4月第三方輔助巡查中更是取得綜合評分第一名的好成績。2020年12月，工程竣工驗收一次通過。上述措施在其他項目中的應(yīng)用也取得了較好的效果。

本文基于PDCA的管理思路，結(jié)合建設(shè)工程監(jiān)理行業(yè)背景，制定了適用于房屋建筑工程監(jiān)理資料的系統(tǒng)性的管理方法。該方法的應(yīng)用，促進了監(jiān)理人員的履職規(guī)范，提高了項目文件資料的質(zhì)量，達到了提升項目檔案質(zhì)量的作用。